Vaarwel Zarafa – Hier komt Office 365!

Welkom op de infopagina van de KBIN ICT Dienst i.v.m. het project Office 365. Op deze pagina vindt u informatie over het project. De pagina zal bijgewerkt worden met meer details tijdens het project.

Praktische informatie

Hoe krijg ik toegang tot Office 365?

Vanaf januari 2018 heeft iedereen basistoegang tot Office 365, die een netwerkaccount (Zarafa, Primetime, ...) van het Instituut heeft. Voor deze toegang gebruik je je normale gebruikernaam en paswoord op het Office 365-portaal. Op dit moment zijn de desktoptoepassingen en het gedeelte van Outlook mails nog niet geactiveerd.

Let op: Office 365 herkent enkel de korte versie van de gebruikersnaam, met naturalsciences.be in het einde. De aliasadressen zoals voornaam.achternaam worden niet herkend door Office 365 als een geldige gebruikernaam. Idem werken de vertaalde aliasadressen natuurwetenshappen.be en sciencesnaturelles.be niet als een gebruikersnaam.

Hoe loopt de migratie? (AANGEPASTE INFO)

Rond 18u 's avonds op de aangeduide migratiedag (een zondag, een dinsdag of een donderdag) zal de dienst ICT je binnenkomende mails naar je Office 365 account beginnen routeren en al je gegevens van Zarafa naar Office 365 beginnen overzetten. Vanaf dit moment komen je mails enkel binnen bij Office 365 maar je kan nog niet je oude mails daar zien.

Let op: Gedurend de migratie wordt de taal van je postvak geforceerd naar het Engels. Dit om het onstaan van duplicate mappen (bv. inbox & postvak in) in je Outlook te vermijden. Nadat de migratie volledig afgerond is, mag je de taal van je postvak gerust naar wens aanpassen.

Je blijft toegang tot Zarafa te hebben, maar je kan Zarafa niet meer gebruiken om mails te sturen of te ontvangen. Welkeen aanpassing, die je na dit moment in je Zarafa account maakt, zal niet meer naar Office 365 overgezet worden. In de volgende weken ga je nog Zarafa nodig hebben om

de agenda's van die collega's, die nog Zarafa gebruiken, te raadplegen (tot de laatste golf op 5 april 2018)
vergaderzalen te reserveren (tot 18 maart 2018)

De inhoud van je postvak, agenda en contactren worden beschikbaar in Office 365 in de loop van de volgende dag (een maandag, een woensdag of een vrijdag). De duur van de transfer van de inhoud van je Zarafa hangt van de grootte van je postvak af. Alle postvakken onder de 10 GB van grootte zouden normaal maximaal 24 uur in opslag nemen alvordens de inhoud terug beschikbaar op Office 365 is. Grotere postvakken kunnen echter meer dan één dag duren.

Let op: Enkel de inhoud van je Zarafa-account opgeslagen op de server wordt gemigreerd. Met andere woorden al de inhoud, die je momenteel op de Zarafa webmail kan zien. Alle eventuele lokale archieven op je Outlook of Thunderbird blijven, zoals vroeger, enkel lokaal beschikbaar op de PC, waar ze opgeslagen zijn. Het is mogelijk de dienst ICT te vragen om dergelijke archieven naar Office 365 te importeren. De dienst ICT zal echter dergelijke imports pas in april-mei uitvoeren nadat al de gewone migraties afgerond zijn.

Hoe lees ik mijn mails na de migratie?

Ten sterkste aanbevolen manieren:

Voor de meeste gebruikers bevelen we aan om de Outlook 365 Webtoepassing te gebruiken de hoofdzakelijke manier om je mails te lezen. Zie gebruikershandleiding.
Je kan ook je mails op je smart device lezen met de Outlook app voor android of voor iOS. Zie gebruikershandleiding.

Ondersteunde manieren:

Voor gebruikers, die vaak offline moeten werken, of die uitgebreide lokale archieven hebben (niet vergete: het is mogelijk om later tot en met 50GB van archieven naar Office 365 te laten migreren), kan de klassieke Microsoft Outlook desktoptoepassing voorlopig de beste optie zijn. Deze wordt geïnstalleerd op je PC als je recht tot de volledige licentie hebt.

Je kan gebruik van welkeen e-mail en/of agenda app op je smart device maken, die accounts van het type Exchange ondersteunt. Gebruik outlook.office365.com als de mailserver. Voor sommige androidgebruikers, kan het bijvoorbeeld interessant zijn om de Office 365 agenda met Google Agenda te synchroniseren.

Een mogelijke maar NIET aanbevolen manier:

Het is mogelijk om op een PC of op een smart device welkeen klantenprogramma, dat IMAP onderstaunt (bijvoorbeeld Thunderbird), te gebruiken om toegang tot je mails in Office 365 te krijgen. Gebruik outlook.office365.com zowel als de binnenkomende als als de uitgaande mailserver (je moet SSL versleuteling voor het binnenkomende en STARTTLS voor het uitgaande mailverkeer aanschakelen). We raden echter ten sterkste tegen deze aanpak. Via IMAP heb je GEEN toegang tot je Office 365 agenda, adresboek, OneDrive cloudopslag en de andere clouddiensten inbegrepen in Office 365 vanuit je toestel.

Als je tot nu toe Thunderbird als het klantenprogramma hebt gebruikt en je hebt uitgebreide archieven, kunnen we deze per aanvraag naar Office 365 overzetten (tot en met 50 GB). Aarzel niet om contact met de helpdesk te nemen indien dit het geval is.

Wanneer krijg ik de desktoptoepassingen?

Als je recht op de volledige licentie hebt, zal iemand van de helpdesk je bezoeken binnen 1-2 dagen van je migratiesdatum om de desktoptoepassingen te installeren. Onze helpdesk experts hebben een heel drukke tijdschema om deze installaties tijdig af te ronden wanneer ze je bezoeken. Graag vragen we om je vragen over Office 365 zo veel mogelijk aan onze vrijwillige pilootgebruikers te richten (zie de lijst aan de rechterkant).

Hoe kan ik de gedeelde postvak van mijn dienst lezen?

Vroeger hadden alle gedeelde postvakken in het KBIN een aparte gebruikernaam en wahctwoord. Tijdens de migratie naar Offie 365 zet de dienst ICT deze postvakken over naar gedeelde postvakken. Daarna kan elke gebruiker met de juiste rechten de postvak lezen zonder een aparte wachtwoord te moeten kennen.

Als je toegang hebt tot een of meerdere gedeelde postvakken, duiken ze echter niet automatisch op je Outlook. Je moet ze de eerste keer zelf toevoegen. Hierna blijven deze altijd zichtbaar voor je als je je aanmeldt. Zie de instructies voor toegang tot gedeelde postvakken en agenda's.

Als je een foutmelding "Er is iets misgegaan: Je hebt geen toegang tot dit postvak" krijgt terwijl je toegang zou moeten hebben, kan je rechtstreeks de helpdesk contacteren om de toegang aan te vragen.

Hoe reserveer ik een vergaderzaal?

Tot en met 18 maart 2018: Iedereen moet Zarafa gebruikern om een vergaderzaal te boeken ongeacht van of ze hun mails op Office 365 of op Zarafa binnen krijgen. Het is mogelijk om een vergaderverzoek in Office 365 te creëeren en een vergaderzaal te selecteren. Dit verzoek wordt vervolgens correct in zarafa verwerkt en schijnt in de agenda van de vergaderzaal in Zarafa maar het zal niet zichtbaar in Office 365 op een juiste manier zijn.

Vanaf 19 maart 2018: De reservatieagenda's van de vergaderzalen worden gemigreed naar Office 365. Iedereen moet Office 365 gebruiken om een vergaderzaal te boeken, inclusief gebruikers, die nog met Zarafa werken. De reservatie van vergaderzalen werkt nu op correcte manier in Office 365 en de reservaties worden zichtbaar in de agenda's op de verwachtte manier.

Ik heb HULP nodig!!!

Aarzel niet om welkeen van de pilootgebruikers te contacteren met al je vragen en problemen over Office 365. Zie de lijst aan de rechterkant van deze pagina. Indien ze je niet kunnen helpen, zullen ze in je plaats contact met helpdesk nemen om je verder te helpen.

Over het project

Wat houdt dit project in?

Het KBIN zal zijn mailverkeer verhuizen naar het Microsoft Office 365 cloud mail-systeem. Tegelijkertijd worden de Office toepassingen (Word, Excel, PowerPoint ...) vernieuwd naar de laatste versie (op dit moment 2016) en gebruikers zullen toegang krijgen tot de OneDrive Business cloud opslagruimte.

Wat is Office 365?

Office 365 is een, op een licentie gebaseerd, abonnement voor de Microsoft Office toepassingen. Traditionele licenties worden eenmalig gekocht en hiermee heb je het recht om de software op een specifiek toestel te gebruiken zolang dat die machine blijft werken. Het, op een licentie gebaseerd, abonnement daarentegen is gebonden aan een gebruikersaccount.

Deze account heeft het recht om de software te gebruiken waar hij of zij ingelogd is, met een limiet van simultaan gebruik op 5 machines. De licentie is niet beperkt tot een bepaalde versie van de software, noch is het gelimiteerd tot een specifiek toestel. De gebruiker heeft altijd toegang tot de laatste versie van de toepassing, wanneer deze beschikbaar wordt, zo lang dat de licentie jaarlijks hernieuwd wordt.

Wat zijn de Basis en Volledige versies?

In het KBIN zullen er 2 versies gebruikt worden: een basisversie en een volledige versie. Beide versies bevatten de toegang tot de maildienst en tot the One Drive Business cloud opslagruimte. De volledige versie geeft toegang tot de desktop en mobiele toepassingen Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Access, terwijl de basisversie enkel toegang biedt tot Word online, Excel online, PowerPoint online en Outlook online, waarbij deze gebruikt kunnen worden door middel van een browser.

Een gebruiker met een Basis licentie kan wel de desktop toepassingen gebruiken op een computer waar de traditionele per-computer licentie werd geïnstalleerd.

Voor wie is dit project van toepassing?

Een Office 365 abonnement werd besteld voor iedere gebruiker met een @naturalsciences.be email account.

De basisversie wordt standaard geleverd aan:

Stagiairs en vrijwilligers
Werknemers zonder eigen werkstation of laptop (gebruikers van gedeelde computers, vooral de technische dienst en de veiligheidsdienst)
Gebruikers die op een Linux computer werken
Werknemers van de Wetenschappelijke Dienst Patrimonium

De volledige versie wordt aangeboden als standaard voor alle werknemers die niet onder bovenstaande categorieën vallen.

Uitzonderingen kunnen gemaakt worden door de Operationeel Directeur van het desbetreffende directoraat.

Wanneer? (AANGEPASTE INFO)

Vanwege kwaliteitsoproblemen met de externe aannemers geïnvolveerd in het project heeft het project veel vertraging opgelopen. De nieuwe opleidingen zijn in januari plaatsgevonden en sommige groepen zijn nog in eind februari 2018 voorzien.

Het pilootproject werd op 15 januari opgestart. Op die dag werden de pilootgebruikers naar Office 365 gemigreerd. Het pilootproject wordt op vrijdag 16 februari afgerond.

De andere gebruikers worden vanaf 18 februaei naar Office 365 gemigreerd. De migraties van de Zarafa-gebruikers is gepland om totaal 8 weken te duren. De eerste migratieplannen zijn ondertussen beschikbaar aan de rechterkand van deze pagina.

De laatste groep te migreren zijn de vrijgilligers, die nog steeds de oude dienst webmail.naturalsciences.be gebruiken. Deze postvakken worden pas gemigreerd gedurend twee weken in april.

Wie zijn de pilootgebruikers?

De pilootgebruikers zijn vrijwilligers die aangeduid werden door de directeurs om zoveel mogelijk problemen te ontdekken en ze op te lossen, zodoende ons te helpen om het aantal problemen te herleiden tijdens de uitrolfase.

Tijdens de migratie weken zullen de piloot gebruikers optreden als eerstelijnshulp. Zij zijn het lokale contactpunt in jouw team/dienst als er problemen zijn met Office 365. In deze rol zullen de piloot gebruikers de ICT helpdesk helpen zodat zij zich kunnen concentreren op de grote problemen, terwijl kleine problemen snel en efficiënt opgelost kunnen worden door de pilootgebruikers.

De lijst met de pilootgebruikers per dienst kan je aan de rechterkant van deze pagina raadplegen.

Wat zal er gebeuren met Seafile in verband met Onedrive Business?

De ICT dienst zal het file sharing systeem Seafile blijven ondersteunen voor de volgende jaren. Toch wordt de migratie naar OneDrive Business aanbevolen voor de meeste gebruikers. OneDrive Business biedt 1TB cloud opslagruimte voor elke gebruiker aan, terwijl de standaard voor Seafile 30GB is. Het biedt ook een naadloze integratie aan voor het aanpassen van office bestanden, rechtstreeks online in OneDrive, waar dan ook ter wereld.

Het gebruik van Seafile blijft aangewezen voor gebruikers met specifieke noden (ingesteld samen met de ICT dienst), alsook voor gebruikers die Linux gebruiken als belangrijkste besturingssysteem.

De ICT dienst zal geen enkele file migreren die opgeslagen zijn in Seafile, maar we zullen wel een zelfhulpgids publiceren waarin staat hoe je dit kan doen.

Waarom veranderen naar Office 365?

De Zarafa server in het instituut is één enkele server, kwetsbaar voor alle soorten problemen. De beschikbaarheid is ook gebonden aan de enkele Internet lijn van het instituut.

In 2016 waren er regelmatig technische problemen met deze server, wat leidde tot het opstarten van dit project. Daarenboven werd het Zarafa bedrijf eind 2016 overgenomen door het bedrijf Kopano. Het gevolg hiervan is dat alle ondersteuning van het Zarafa platform eind 2017 zal eindigen, waardoor we gedwongen worden om over te schakelen naar een ander platform.

Tot slot werd de toegang, met het vorige licentiebeleid, tot Microsoft Office en de beschikbare versie bepaald door elke dienst. Met Office 365 kan de ICT dienst dezelfde hulpmiddelen aanbieden voor iedere gebruiker van het instituut, ongeacht waar ze fysiek werken en waar ze zich bevinden in de hiërarchie.

Laaste update: 8 maart 2018

Migratieplanning

Migratieplan tweede golf

Migratieplan eerste golf

Lijst met de pilootgebruikers

Deze collega's hebben zich als vrijwilliger gesteld om er voor je te zijn met al je onmiddellijke vragen en problemen wanneer je Office 365 begint te gebruiken. Graag vragen we om de helpdesk NIET direct te contacteren. Je pilootgrebuiker contacteert de helpdesk indien hij niet met je probleem kan helpen.

Algemeen directie & Bibliotheek	Ken De Smedt Fabienne Pereira
OD Publiek	Alexandra Badila Greet Boey Gael Dedeyne Fabienne Pereira Olena Tsymbalyuk Jonas Van Boxel
OD Natuur	Gregory De Schepper Aaike Devewer Frederic Francken Marc Knockaert Maurice Leponce Yolande Maes Bob Rumes
OD Taxonomie	Yves Barette Laetitia Despontin
OD Aarde	Pierre-Yves Declercq Patrik Herrier Eva Kaptijn Bernard Mottequin Kris Piessens
Directie Ondersteunende diensten	Ken De Smedt Maurice Denis Alexis Richard Anja Verbeeren
WD Patrimonium	Marleen De Ceukelaire Alain Dreze Annelien Folie

Schrijf je in voor opleiding!

Een opleiding van 3-uur is voorzien voor elke medewerker van het Instituut. Kies de juiste versie (zie links voor meer informatie over de versies) en schrijf je in nu!

Inschrijving opleiding VOLLEDIGE VERSIE (A5)

Hoe werkt het inschrijven?

Klik op een inschrijvingslink bovenaan
Kies de gewenste opleidingsessie van de lijst (let op plaats en taal)
Klik op "Sign up"
Voer je naturalsciences e-mailadres is en klik op 'continue' en 'confirm'
Vul je gegevens in en vink uit de twee vakjes voor "special offers"
Klik op "Save and Done"

Niet gevonden wat je zocht?

Heb je een vraag over Office 365, waarop je geen antwoord hier vindt? Aarzel niet om contact met de dienst ICT op te nemen!